総務・管財部門の現状と課題
金融機関において，施設の管理を担当する総務・管財部門の業務領域は，日常的な維持保全・修繕対応，計画的な老朽化対策としての大規模改修や建替・移転対応，さらには組織横断的な視点に立ったファシリティ戦略の推進など多岐にわたります。
これらの業務は，少人数で行われている場合が多くみられます。また，総務・管財部門での専門職の採用がないことや，業務に精通する担当者の高齢化により人員構成に偏りが見られる傾向にあります。
こうした状況の中，老朽化が進む建物の修繕・工事依頼に対応しながら，コストや工程を適正に管理することはきわめて難しい状況となっています。特に日々発生する，ドアの破損や壁紙の剥がれなどの軽微な修繕や不具合部品を交換する小規模工事は件数が多く，工事数全体の約95％となっている例もあります（図1）。店舗からの不具合発生や修繕依頼の連絡は突発的ですが，お客様や従業員の方が直接利用する部分であるため，安全性確保やブランドイメージという意味で重要な業務でもあります。総務・管財部門はこうした日々発生する修繕業務について継続性のある体制により，しっかりと対応しつつ，店舗統廃合や業務集約など経営戦略を実践するための業務に注力することが課題となっています。
図1 金融機関の工事分布例（当社調べ）
総務・管財部門の課題を解決する工事マネジメントサービス
こうした状況を改善するためにNTTファシリティーズでは，工事マネジメントサービスを提供しています。金融機関と既存の施工会社とのやりとりを当社が代行し，修繕依頼の受付，工事手配，見積確認，進捗管理等を一括でサポートします（図2）。本部や支店の管財担当者は，Webシステムを用いて自席のパソコンや外出先のスマートフォンから工事依頼が可能となるほか，工事進捗状況も随時確認できます。特に各店舗の担当者は，依頼した工事の進捗状況がタイムリーに確認できるので本部に進捗状況や工事予定日を確認する必要もなくなります（図３，４）。さらには日々蓄積される修繕データを活用し，次年度の改修計画に反映することもできます。
図2 工事マネジメントサービスの業務領域
図3 工事マネジメントサービスのイメージ
図4 Webシステム画面イメージ
このような突発的に発生する日常的な修繕工事のマネジメント業務をアウトソーシングすることで継続性のある体制となり，スムーズな対応で金融機関の安全やブランドイメージを守ることができます。
また，タイムリーな情報連携による適切な進捗管理と外部技術者の目利きによるコストの適正化など業務品質の向上が図れます。
これらにより，総務・管財部門は経営戦略を実践するための業務に集中することが可能となります。
大きな変革期にある金融機関で，管財担当者が次世代店舗や店舗統廃合といった店舗戦略に注力しなければならない今こそ，FMの中で定常的かつ専門的な業務からアウトソーシングすることが，金融機関にとって大きなメリットとなると当社は考え，業務効率化と経営に貢献する工事マネジメントサービスを展開していきます。
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